Waarom mislukken projecten toch (bijna) altijd?

augustus 24th, 2012 · by John · Weblog NL

Vraag aan honderd managers om één paar woorden te noemen dat regelmatig in één zin voorkomt. Ik weet zeker dat “project + mislukken” in de top vijf staat. Het kost mij inderdaad geen moeite projecten te noemen die langer duren dan verwacht, die meer kosten dan begroot en die niet het gewenste resultaat opleveren.

Waarom mislukken projecten toch zo vaak? Er zijn veel redenen te noemen. Deze overlappen elkaar vaak of staan in een oorzaak-gevolg relatie tot elkaar. Vanuit mijn ervaring zie ik de navolgende oorzaken van mislukte projecten als de belangrijkste.

Project Management: een slecht of zelfs geen plan

Als je ergens naar toe moet rijden, kijk je eerst hoe je er moet komen. Vroeger moest dat met een kaart, tegenwoordig zijn navigatiesystemen een uitkomst. In projecten zie ik echter nog steeds dat “men” begint met vaak niet meer dan een vaag idee van wat “men” wil bereiken. Over het hoe iets te bereiken, tegen welke kosten en binnen hoeveel tijd wordt al helemaal niet gesproken.

Zonder plan kan een project per definitie niet lukken. Je hebt immers nog niet eens gedefinieerd wat lukken is! Toegegeven, het is wat werk om een plan te schrijven, maar als het er ligt, bespaart het veel tijd. Een plan schrijf je zowel voor jezelf, als voor de opdrachtgever. Er staat in wat je in het project gaat doen, hoe, wanneer, tegen welke kosten en met wie.

No Time is just another word for No Priority”

Je ziet het zo vaak. “Iemand” heeft in de krant gelezen dat het bijvoorbeeld heel belangrijk is “iets” aan corporate sustainability te doen. Er is altijd wel ergens een ambitieuze medewerker te vinden die dat wel wil doen. Ambitie is goed, maar er wordt vaak niet gekeken of die persoon wel tijd heeft, of beter gezegd of het haar is toegestaan tijd voor dit project vrij te maken. Je hoort het die “iemand” al zeggen: och dat kan zij er toch wel even bij doen.

 Als iets belangrijk is, geef je het prioriteit en dus maak je voldoende tijd vrij om het te doen. Is het niet belangrijk of hebben andere zaken een hogere prioriteit, dan moet je of extra mensen aantrekken of het goede idee nog even in de ijskast laten.

Scope Creep ofwel uitdijende projecten

Dan hebben we een project met een goed project plan en mensen die aan het project werken hebben daarvoor voldoende tijd. Wat kan er dan nog mis gaan? Nou, het project kan bijvoorbeeld aan zijn eigen succes ten ondergaan. Het gaat goed met het project. Iedereen ziet dat en denkt, maar dan zouden ze “dat” er ook nog wel bij kunnen doen. Voor je het weet, dijt “dat” zoveel uit dat het project te duur wordt en misschien zelfs helemaal nooit af komt.

Een project plan wordt gemaakt op basis van een projectdoel. Moet, om welke reden dan ook het doel worden aangepast, dan moet eerst worden onderzocht welke consequenties dat heeft. Desnoods moet een nieuw plan, met een nieuw budget en een nieuwe planning worden gemaakt.

De situatie was 25 jaar geleden niet anders dan nu. Ondanks tientallen projectmanagementboeken en -trainingen lopen projecten nog steeds uit de kosten en wordt het doel niet of te laat gehaald. Er is hier geen simpele oplossing voor. In toekomstige blogs zal ik ingaan op twee methoden die in ieder geval helpen de meest voorkomende oorzaken te voorkomen: de business case en contract management.

John Greijmans

Leave a Reply

* Copy This Password *

* Type Or Paste Password Here *