Email heeft Nadelen! Die moet je Managen!

oktober 12th, 2012 · by John · Weblog NL

Dit keer geen hoogdravende concepten in mijn weblog. Ik wil iets vertellen over de nadelen van e-mail. Velen lijden namelijk onder een overload aan mails. Niet lezen is geen optie: je kunt je net zo goed volledig van de wereld afsluiten. Dus dan toch maar verder lijden en alles lezen?

Een overload aan Mail hindert onze Creativiteit

We haten onzekerheid. Daarom is het eerste wat we ’s-ochtends doen, en sinds de smart-phone het eerste wanneer we wakker zijn, mail checken. We zouden eens wat kunnen missen! Maar juist de ochtenduren zijn waardevol. We zijn nog fris en moeten die tijd juist besteden aan waar we goed in zijn: “onze creativiteit benutten om ons werk nog beter te doen”. Na zo’n veertig e-mails te hebben behandeld, zijn we niet meer zo creatief en nadert ons probleemoplossend vermogen het nulpunt.

Creativiteit is belangrijk en e-mails behandelen is destructief voor onze vindingrijkheid. Maar zonder e-mails sluiten we ons af van de wereld. Wellicht is dat voor sommigen een optie, maar ik ben een sociaal wezen en wil deel uit blijven maken van mijn sociale omgeving. Hoe dit dilemma op te lossen? 

Organiseer daarom je Mail

Er is geen wettelijke of morele verplichting om mails onmiddellijk te behandelen. Het is ook nergens voor nodig. Ik organiseer mijn e-mails daarom in drie categorieën:

  • Periodieke e-mails, vaak in de vorm van E-zines, bevatten interessante informatie die mijn creativiteit kan stimuleren. Deze mails laat ik binnenkomen in een aparte folder. Eens per dag kijk ik deze folder door. Heb ik een dag geen tijd, dan stel ik het bekijken een dag uit. Is de informatie interessant dan plan ik het lezen in. In alle andere gevallen weet ik waar de deletetoets is.
  • CC-mails zijn niet bedoeld voor enige actie van mijn kant. Ik hoef ze dus niet vandaag al te bekijken, morgen kan ook, en anders overmorgen. Lezen doe ik ”ter informatie”; er wordt immers geen actie van mij verwacht.
  • E-mails kunnen urgent en van belang zijn! Twee of drie keer per dag scan ik mijn inbox en gooi weg wat niet belangrijk is. Kan ik de mail in twee minuten afhandelen, dan doe ik dat meteen. Duurt het langer, dan plan ik er tijd voor in. Dat kan morgen of volgende week zijn, afhankelijk van de prioriteit.

Ik weet dus altijd wat ik moet doen. Ik heb folders voor e-mails die ik kan bekijken wanneer het me uitkomt. Emails die ik moet afhandelen zijn ingepland en staan op mijn to-do-lijst. Het mooiste van allemaal: mijn inbox is leeg en ik heb alle tijd om creatief bezig te zijn met wat voor mij prioriteit heeft.

John Greijmans

 

Leave a Reply

* Copy This Password *

* Type Or Paste Password Here *