Nieuwjaar is de afsluiting van het oude jaar.

januari 2nd, 2013 · by John · Weblog NL

Voor financiële mensen is januari een drukke periode. Het nieuwe jaar is begonnen, maar het oude moet nog worden afgesloten. Waarom moet een jaar eigenlijk worden afgesloten? En wat is dat afsluiten eigenlijk?

Waarom afsluiten?

Als je een bedrijf of onderneming hebt, wil je weten of je er geld op hebt verdiend. Dat is heel gemakkelijk te bepalen. Je begint je bedrijf en na verloop van tijd stop je ermee. Op dat moment bepaal je hoeveel geld er op de bankrekening staat, en dat is dan de hoeveelheid geld die je hebt verdiend.

Probleem is dat er tussen start en eind van een onderneming veel tijd kan liggen. Ik spreek dan eerder van eeuwen dan van jaren. Een tussentijdse afsluiting is daarom nodig om ook gedurende de tijd dat een onderneming bestaat te weten of er geld is verdiend.

Een jaarlijkse afsluiting is een wettelijke verplichting, al was het alleen maar omdat de overheid wil weten hoeveel belasting je verschuldigd bent. Vanuit een managementoogpunt vind ik zelfs een jaar al te lang. Ik ken een voorbeeld van een bedrijf dat wekelijks afsluit, maar minimaal moet je maandelijks bepalen hoe je er financieel voor staat. Dan kun je ook nog op tijd bij sturen als het niet de goede kant opgaat.

Wat is afsluiten?

Afsluiten wordt in de volksmond vaak “de boeken opmaken” genoemd, en eigenlijk is dat een goede omschrijving. Financieel afsluiten is namelijk opschrijven wat je in de afgelopen periode hebt gedaan om daaruit te concluderen of je geld hebt verdiend of onverhoopt geld hebt verloren. Dat opschrijven werd heel vroeger in dagboeken gedaan, maar de boekhouding was een van de eerste taken die werden geautomatiseerd.

Als eerste bepaal je welke activiteiten je hebt gedaan voor je klanten. Dat is de omzet. Deze omzet wordt op de resultatenrekening gezet. Het systeem van dubbelboekhouden houdt in dat de dit bedrag wordt gespiegeld op de balans. Is de omzet nog niet gefactureerd, dan vinden we dit gedeelte terug op de balanspost “nog te factureren bedragen”. Dat deel van de omzet wat is gefactureerd maar nog niet betaald, vinden we terug onder debiteuren. Is de omzet door de klant betaald, dan zien we terug als het saldo op de bankrekening.

Kosten vloeien voort uit de diensten die je medewerkers en je leveranciers verrichten voor je bedrijf. Net als bij de omzet staan de totale kosten op de resultatenrekening. Zijn de kosten nog niet gefactureerd, dan zijn dat “nog te ontvangen facturen” en anders crediteuren. Crediteuren die zijn betaald resulteren in een lager saldo op de bankrekening.

Hebben we geld verdiend?

De boeken zijn nu opgemaakt, maar nog steeds weten we niet of we geld hebben verdiend. De laatste stap in de financiële afsluiting is dan ook de financiële verslaglegging.

De resultatenrekening geeft het totaal aan van omzet en kosten. Het verschil daartussen is de winst of, als kosten groter zijn dan de omzet, het verlies. De balans geeft de bezittingen (nog te factureren bedragen en debiteuren) en schulden (nog te ontvangen facturen en crediteuren). Afhankelijk van het saldo op de rekening, is de bank een schuld (rood staan) of een bezitting.

Balans en resultatenrekening worden gecombineerd in het cashflow statement ofwel, in goed Nederlands, het kasstroomoverzicht. Dit overzicht geeft aan of de hoeveelheid geld van de onderneming is toe- of afgenomen, en waar die toe- of afname vandaan komt. Zo hoeven we dus niet tot het eind van de onderneming te wachten om te weten of er geld is verdiend.

John Greijmans

 

 

Leave a Reply

* Copy This Password *

* Type Or Paste Password Here *