Jij bent de baas, niet je e-mail

april 8th, 2018 · by John · Weblog NL

Meer en meer omvat moderne informatietechnologie ons leven. Neem e-mail. Vanaf het moment dat je wakker wordt, lijkt het wel of je inbox je toeroept om te kijken welke nieuwe berichten nu weer binnen zijn gekomen. En jij, net als de meeste anderen ons, geeft toe en opent het eerste e-mail, en daarna volgen nog vele anderen. Ons brein haat onzekerheid. Daarom willen we graag weten wat er is gebeurd en zijn we bang iets te missen. Maar na 30 of 40 e-mails te hebben verwerkt raakt je geest uitgeput en hou je nauwelijks tijd over om andere, meer zinvolle dingen te doen.

Ons vermogen om beslissingen te nemen is ontstaan in een tijd waarin mensen veel minder over veel minder complexe zaken moesten nadenken. Dat vermogen is niet in gelijke mate mee-geëvolueerd met de ontwikkelingen op het gebied van informatietechnologie en sociale media. We kunnen dus niet alles bijhouden en we zouden het daarom ook niet moeten proberen. Maar hoe managen we de continue stroom van e-mailberichten dan? 

Krijg je e-mail onder controle

Ga op een geheel andere manier met e-mail om. Begin bijvoorbeeld je dag niet meer met e-mail, en stel je e-mail-app zo in dat er niet automatisch e-mail wordt gedownload. Schakel in ieder geval de “you’ve got mail”-melding uit. Bepaal zelf het tijdstip waarop je je e-mails gaat verwerken. Dat is bij voorkeur later op de dag als je al hersenkracht voor andere belangrijkere zaken hebt gebruikt. 

Zorg dat je collega’s en vrienden weten hoe jij je e-mail wilt gebruiken. E-mails moeten kort en bondig zijn en alleen worden gebruikt als een persoonlijk of telefonisch gesprek geen optie is. Hoe eenvoudiger communicatie is, hoe waarschijnlijker het is dat de berichten het gewenste effect hebben op de geadresseerden. 

Het kan zijn dat je tegen het equivalent van een faillissement aanloopt: je bent volledig ondergesneeuwd door e-mail en hebt geen tijd om alles op te ruimen. Harde maatregelen zijn dan noodzakelijk: veeg je inbox schoon, gooi alles weg en begin met een schone lei. Het is drastisch, maar het werkt. Natuurlijk gooi je dan ook belangrijke documenten weg, maar er zijn genoeg vriendelijke mensen die je een reminder sturen als je niet reageert, dus dat komt wel goed. 

Geef je prioriteiten prioriteit

Begin met het stellen van duidelijke doelen. We hebben allemaal de neiging dat te doen – we willen immers allemaal iets bereiken –, maar we vergeten die doelen ook weer snel. Door doelstellingen op te schrijven verhoog je de kans dat ze worden bereikt. Prioritering is een van de meest energieverslindende processen in de hersenen. Dat betekent dat het beste kunt doen als je geest fris en uitgerust is. Reserveer daarom tijd om je gedachten te ordenen.  

De Eisenhower-matrix is een veelgebruikt model binnen timemanagement. De matrix bestaat uit vier kwadranten: belangrijk / urgent, belangrijk / niet urgent, niet belangrijk / urgent en niet belangrijk / niet urgent. Door te bepalen binnen welk kwadrant een e-mail of taak valt wordt tegelijkertijd de prioriteit gesteld, en kun je beslissen taken over te dragen of te delegeren dan wel het onmiddellijk te doen of in een planning op te nemen.  

E-mail, en overigens ook alle vergelijkbare berichtenverspreiders als whatsapp, is een groot en belangrijk goed. Maar zorg dat het je niet overvleugelt. Jij bent immers de baas en je bepaalt je eigen doelstellingen, en het ligt niet voor de hand om “e-mail lezen” als belangrijkste doel in je leven te benoemen. 

John Greijmans

Leave a Reply

* Copy This Password *

* Type Or Paste Password Here *