Wat gaat er fout bij de communicatie over veranderingsprocessen?

juli 17th, 2018 · by John · Weblog NL

Elke organisatie en ieder bedrijf opereert in een bepaalde omgeving. En die omgeving is aan veranderingen onderhevig die vaak snel en veelvuldig zijn. Je organisatie zal zich daaraan moeten aanpassen. Verandermanagement richt zich op het doorvoeren van veranderingen in bedrijven. Het betreft daarbij vaak ingrijpende processen die een goede communicatie vergen om mensen zo ver te krijgen dat ze meewillen werken aan die veranderingen. En met die communicatie gaat het juist vaak mis.

Zorg dat je een verhaal hebt

Communiceren over veranderingen lijkt simpel. Je laat een consultant een paar prachtige PowerPoint-slides maken. Die presentatie zet je op de e-mail naar je middenmanagement met het verzoek die op het eerstkomende werkoverleg te bespreken. Die sturen het, wederom via de e-mail, ter informatie door naar hun medewerkers met de vraag of er nog vragen zijn.

Deze vorm van communicatie werkt niet! Je kunt niet van mensen verwachten dat ze veranderingen omarmen die ze niet begrijpen. Bovendien vergroot deze indirecte en onpersoonlijke manier van communiceren de kloof tussen het management dat onbegrijpelijke plannen heeft bedacht, en de werkvloer die deze plannen moeten gaan uitvoeren. Medewerkers willen betrokken worden bij iets dat zij begrijpen en onderschrijven.

Hoe moet het dan wel? Elke verandering heeft een “verhaal” nodig om orde aan te brengen in schijnbaar willekeurige en onsamenhangende informatie. Dat verhaal doet mensen snappen waar het over gaat. En het moet goed worden verteld; hoe interessanter en meeslepender hoe beter. In bijvoorbeeld speeches, een filmpje of een leuk veranderboek.

Zorg dat je geloofwaardig bent

Het is altijd goed om het verhaal positief te maken; dat kan mensen motiveren. Maar wat je nooit moet doen is alleen voordelen benoemen en nadelen onvermeld laten. Probeer ook niet te pretenderen dat de verandering snel en eenvoudig kan worden doorgevoerd. Ieder mens weet dat er aan een verandering nadelen kleven, en dat een doel nooit bereikt wordt zonder inspanningen, tegenslagen en opofferingen. Zeventig procent van alle verandertrajecten mislukt nu eenmaal. Je bent dan dus niet geloofwaardig en mensen zullen niet gemotiveerd zijn om te veranderen.

Hoe moet het dan wel? Wees niet alleen maar positief over het veranderproces. Communiceer eerlijk over de nadelen, de moeilijkheden en de risico’s. Dat is de enige manier om van een kritisch publiek dat je bij een verandering altijd tegenover je hebt, het voordeel van de twijfel te krijgen.

Vertel wat medewerkers kunnen en mogen verwachten

Vaak is het doel van een veranderingsproces, dat medewerkers meer initiatieven gaan nemen, dat zij hun kennis, ervaring, talent en inzichten gaan inzetten. En daarbij hoort een nieuw type leiderschap, dat meer op ontwikkeling van mensen dan op beheersing en controle is gericht. Dit impliceert echter dat het “oude leiderschap” een cultuur uitdroeg waarin initiatieven nemen juist niet de bedoeling was. En mensen moeten dus maar geloven dat die cultuur van “denken, daar word jij niet voor betaald”, in één keer wordt afgeschaft? Dat doen ze dus niet: ze gaan achterover zitten, met de armen over elkaar, en zeggen: “nou, kom maar op dan met je visie”. En vervolgens verandert er niets.

Hoe moet het dan wel? Verandermanagement is ook verwachtingen managen. Als het doel is dat medewerkers meer gaan meedenken, dan moet je ze daar expliciet toestemming voor moeten geven. En dan niet op de manier van: “voortaan moeten jullie meedenken”, maar door te zeggen: “voortaan mogen jullie meedenken”. Mensen uitnodigen mee te denken en follow-up geven op hun inbreng is een vorm van waardering, een van de belangrijkste ingrediënten voor een goede relatie. En die verandering? Die gaat dan haast vanzelf!

John Greijmans

Leave a Reply

* Copy This Password *

* Type Or Paste Password Here *