Posts Tagged ‘Accounting’

juni 12th, 2015 · by John · Weblog NL

Op haar website definieert CFO Consult Managementinformatie als “de (bewerkte) gegevens die de leiding nodig heeft voor de besturing en beheersing van de organisatie alsmede de (bewerkte) gegevens die de leiding nodig heeft om verantwoording over haar functioneren af te leggen”. In het kort gaat het dus om stuur- en verantwoordingsinformatie.

Bij managementinformatie gaat het vaak om het vastleggen, opslaan en verwerken van grote hoeveelheden bedrijfsdata. Deze worden veelal samengevat in kpi’s (key performance indicators). Dat zijn de zijn variabelen om prestaties van organisaties te rapporteren en te analyseren, op basis waarvan beslissingen kunnen worden genomen. Dit zal velen bekend in de oren klinken. Dus over kpi’s ga ik verder niet praten. In deze weblog wil ik het hebben over het verschil tussen rapporteren en analyseren van managementinformatie.

Wat is rapporteren?

Rapporteren is het structureren van informatie zodat die gebruikt kan worden voor het meten en monitoren van de bedrijfsprestaties. In andere woorden, rapporteren is het omzetten van gegevens naar informatie. Rapporteren geeft specifieke antwoorden op specifieke vragen: Wat is er gebeurd en wanneer? Hoe vaak en hoeveel? Waar zit het probleem precies?

Wat is analyseren?

Analyseren gaat een stap verder dan rapporteren. Hier worden gegevens gebruikt om kansen in de markt te ontdekken en de risico’s te beheersen die samenhangen met de activiteiten van de organisatie. Analyseren is het omzetten van informatie naar kennis. Het gaat daarbij om het antwoord op vragen zoals: Waarom gebeurt dit? Welke kansen mis ik? Wat is de impact op ons bedrijf als deze trend zich voortzet? Hoe kunnen we dingen beter doen?

Analyseren is een dynamisch proces dat is gericht op het combineren van verschillende soorten informatie vanuit de gehele organisatie en haar omgeving. Het gaat daarbij dus verder dan het creëren van rapportages om specifieke antwoorden te geven.

Conclusie

Rapporteren en analyseren zijn belangrijke activiteiten in het kader van managementinformatie.

Rapporteren gaat om het omzetten van gegevens naar informatie; het laat zien of een bepaalde kpi gehaald gaat worden of niet. Analyseren combineert en manipuleert deze informatie om inzicht en kennis te geven over het hoe en waarom; het ondersteunt een bedrijf bij het halen van een specifieke kpi, of onverhoopt, bij het uitleggen waarom iets niet is gehaald.

Beide activiteiten zijn een belangrijk onderdeel van een managementinformatiesysteem. Ze helpen management bij het bijsturen van processen en verantwoording afleggen over de verrichte activiteiten.

John Greijmans

juli 11th, 2013 · by John · Weblog NL

Een belangrijk argument om activiteiten uit te besteden is tijd. Ondernemers hebben zijn druk bezig met geld verdienen. De kosten van uitbesteden wegen daarom vaak op tegen het extra geld dat gegenereerd wordt. Toch heeft uitbesteden meer voordelen dan tijd, en ook meer nadelen dan geld. Het is goed daar eens bij stil te staan.

Uitbesteden of niet?

De kernvraag bij uitbesteden is: wat ga je doen met de tijd die je door het outsourcen kunt vrijmaken? Kun je daardoor meer omzet genereren, netwerk events bezoeken of de relatie met je klanten versterken? Als, vooral het eerste deel van deze vraag positief wordt beantwoord, dan moet je er aan gaan denken om de boekhouding uit te besteden. De extra omzet moet uiteraard wel opwegen tegen de hogere kosten.

Als je uitbesteedt aan de goede persoon heeft dat een additioneel voordeel. De administratieve activiteiten worden uitgevoerd door een expert, die het werk waarschijnlijk beter en sneller kan dan jij zelf. De kwaliteit en efficiency van de financiële administratie gaan dus omhoog.

Uitbesteden aan wie?

Een zoekterm als “boekhouden voor ondernemers” heeft meer dan 250.000 hits op Google. Er zijn genoeg aanbieders, van zzp’ers tot grote administratie- en accountantskantoren. Iemand vinden is dus niet moeilijk, de juiste persoon vinden is dat echter wel! Vraag altijd eerst rond in je eigen netwerk. Als iemand die je vertrouwt, al een lange en goede werkrelatie heeft met zijn boekhouder, dan is dat zeker een reden met hem of haar te gaan praten.

Wat ga je uitbesteden?

Denk goed na over wat je gaat uitbesteden. Alle activiteiten overdragen aan een boekhouder lijkt voor de hand te liggen. Hij is immers de expert en jouw tijd is geld. Niets is echter minder waar, want de boekhouding door derden laten doen heeft ook nadelen.

De meeste boekhouders zullen je aanbieden om de BTW-aangifte per kwartaal te doen en de jaarrekening op te stellen. In de praktijk betekent dat echter dat je doet wat wettelijk voorgeschreven is, maar dat je niet meer weet wat er in je onderneming gebeurt.

De BTW-aangifte geeft de bedragen voor te vorderen en te betalen BTW en saldeert die. Verder zegt de aangifte niets. De jaarrekening geeft meer informatie, maar in een gestandaardiseerd overzicht, wat niet hoeft aan te sluiten bij wat je nodig hebt om je bedrijf te managen. Een groter nadeel is dat een jaarrekening vaak pas een halfjaar na het einde van het boekjaar klaar is. Dat is laat om er achter te komen, dat het niet zo goed gaat in je onderneming.

Moet ik nu wel of niet uitbesteden?

Uitbesteden biedt voordelen in termen van tijd om belangrijkere zaken te doen en kwaliteit van het werk. Mijn advies aan startende en kleine ondernemers is daarom bijna altijd om de administratie uit te besteden. De nadelen kunnen worden opgelost door de boekhouder te vragen elke maand een balans en resultatenrekening te maken en die in detail met je te bespreken. Staat alles er in wat er in moet zitten, en begrijp je wat er staat? Als je die vragen kunt beantwoorden zal dat helpen je bedrijf beter te leiden.

Een goedkoper alternatief is om de boekhouder te laten werken met een on-line boekhoudsysteem. Jij vult, op je eigen kantoor, de mutaties in en de boekhouder controleert die. Elk boekhoudsysteem kan een balans en resultatenrekening uitdraaien. Deze oplossing kost je weliswaar iets meer tijd, maar is minder duur en levert je toch de juiste informatie.

John Greijmans

april 28th, 2013 · by John · Weblog NL

Laatst hoorde ik iemand het verschil tussen economen en accountants als volgt uitleggen. Economen bepalen waar ze naar toe willen, gaan dan op weg en kijken regelmatig vooruit én in de achteruitkijkspiegel om te controleren of ze nog op de goede weg zijn. In die zin verschillen economen niet veel van gewone mensen. Accountants echter kijken alleen maar in de achteruitkijkspiegel, met andere woorden ze zijn alleen maar geïnteresseerd in het verleden. Wellicht ten overvloede: dit was grappig bedoeld en moet daarom niet al te serieus worden genomen.

Accountants en economen, twee beroepsgroepen die vaak door elkaar worden gehaald, maar toch sterk verschillen. De inzichten in wat kosten en dus winst liggen bijvoorbeeld mijlenver uit elkaar. Wellicht kan ik dat het best verduidelijken aan de hand van een eenvoudig voorbeeld.

Stel je bent een bankemployee met een brutosalaris van € 5.000 per maand. Dat werk bevalt je niet meer, en je besluit daarom voor jezelf te beginnen en wil de cup cake koning van Den Haag worden. Stel verder dat de totale kosten om maandelijks 600 cup cakes te produceren € 2.000 bedragen. Dit zijn uitgaven voor bijvoorbeeld de inkoop van ingrediënten en het bezorgen van de cup cakes bij de klanten aan huis. Een cup cake levert gemiddeld € 10 op, wat betekent dat de maandelijkse omzet € 6.000 bedraagt. Wat is dan op het einde van de maand je winst?

  • De accountant zal zeggen, de omzet is € 6.000 en de kosten € 2.000, de winst is dus € 4.000. Volgens de wet op de jaarrekening is dit de correcte manier om de winst te berekenen. Uiteraard moet daarbij ook nog rekening worden gehouden met rentekosten en belastingen, maar voor het gemak abstraheren we daar even van.
  • De econoom hanteert een breder kostenbegrip. De omzet en de productiekosten zijn ook bij haar, respectievelijk € 6.000 en € 4.000. Echter door je baan bij de bank op te geven, loop je € 5.000 per maand mis. Dit bedrag vormen de zogenaamde opportunity costs of in goed Nederlands, schaduwprijzen. Economisch gezien is de winst dus een verlies van € 1.000 (€ 6.000 omzet, minus € 2.000 productiekosten en minus € 5.000 opportunity costs).

Dit is meer dan gegoochel met cijfers. Het economisch winstconcept dwingt bedrijven te kijken naar die manier van produceren die economisch het meeste oplevert. Naast de kosten nodig om de omzet te realiseren, moet daarbij rekening worden gehouden met het verlies aan opbrengsten veroorzaakt doordat je niet het meest renderende alternatief kiest. De meest efficiënte manier van produceren is dus die waar de opportunity costs nul zijn.

Wat betekent dit nu voor jou als bankemployee? Als cup cake koning maak je economisch een verlies van € 1,000 per maand. Niet doen dus? Dat ligt er maar aan. Economisch ga je er weliswaar € 1.000 op achteruit, maar boekhoudkundig houd je nog steeds € 4.000 over. Als dat voldoende is om van te leven, en als de € 1.000 achteruitgang wordt gecomponeerd door het plezier dat je beleeft bij het bakken en bezorgen, dan is het alternatief van cup cake koning worden ook economisch de juiste keuze. Niet alles kan in geld worden uitgedrukt; iets dat zowel economen als accountants wel eens willen vergeten.

John Greijmans

januari 2nd, 2013 · by John · Weblog NL

Voor financiële mensen is januari een drukke periode. Het nieuwe jaar is begonnen, maar het oude moet nog worden afgesloten. Waarom moet een jaar eigenlijk worden afgesloten? En wat is dat afsluiten eigenlijk?

Waarom afsluiten?

Als je een bedrijf of onderneming hebt, wil je weten of je er geld op hebt verdiend. Dat is heel gemakkelijk te bepalen. Je begint je bedrijf en na verloop van tijd stop je ermee. Op dat moment bepaal je hoeveel geld er op de bankrekening staat, en dat is dan de hoeveelheid geld die je hebt verdiend.

Probleem is dat er tussen start en eind van een onderneming veel tijd kan liggen. Ik spreek dan eerder van eeuwen dan van jaren. Een tussentijdse afsluiting is daarom nodig om ook gedurende de tijd dat een onderneming bestaat te weten of er geld is verdiend.

Een jaarlijkse afsluiting is een wettelijke verplichting, al was het alleen maar omdat de overheid wil weten hoeveel belasting je verschuldigd bent. Vanuit een managementoogpunt vind ik zelfs een jaar al te lang. Ik ken een voorbeeld van een bedrijf dat wekelijks afsluit, maar minimaal moet je maandelijks bepalen hoe je er financieel voor staat. Dan kun je ook nog op tijd bij sturen als het niet de goede kant opgaat.

Wat is afsluiten?

Afsluiten wordt in de volksmond vaak “de boeken opmaken” genoemd, en eigenlijk is dat een goede omschrijving. Financieel afsluiten is namelijk opschrijven wat je in de afgelopen periode hebt gedaan om daaruit te concluderen of je geld hebt verdiend of onverhoopt geld hebt verloren. Dat opschrijven werd heel vroeger in dagboeken gedaan, maar de boekhouding was een van de eerste taken die werden geautomatiseerd.

Als eerste bepaal je welke activiteiten je hebt gedaan voor je klanten. Dat is de omzet. Deze omzet wordt op de resultatenrekening gezet. Het systeem van dubbelboekhouden houdt in dat de dit bedrag wordt gespiegeld op de balans. Is de omzet nog niet gefactureerd, dan vinden we dit gedeelte terug op de balanspost “nog te factureren bedragen”. Dat deel van de omzet wat is gefactureerd maar nog niet betaald, vinden we terug onder debiteuren. Is de omzet door de klant betaald, dan zien we terug als het saldo op de bankrekening.

Kosten vloeien voort uit de diensten die je medewerkers en je leveranciers verrichten voor je bedrijf. Net als bij de omzet staan de totale kosten op de resultatenrekening. Zijn de kosten nog niet gefactureerd, dan zijn dat “nog te ontvangen facturen” en anders crediteuren. Crediteuren die zijn betaald resulteren in een lager saldo op de bankrekening.

Hebben we geld verdiend?

De boeken zijn nu opgemaakt, maar nog steeds weten we niet of we geld hebben verdiend. De laatste stap in de financiële afsluiting is dan ook de financiële verslaglegging.

De resultatenrekening geeft het totaal aan van omzet en kosten. Het verschil daartussen is de winst of, als kosten groter zijn dan de omzet, het verlies. De balans geeft de bezittingen (nog te factureren bedragen en debiteuren) en schulden (nog te ontvangen facturen en crediteuren). Afhankelijk van het saldo op de rekening, is de bank een schuld (rood staan) of een bezitting.

Balans en resultatenrekening worden gecombineerd in het cashflow statement ofwel, in goed Nederlands, het kasstroomoverzicht. Dit overzicht geeft aan of de hoeveelheid geld van de onderneming is toe- of afgenomen, en waar die toe- of afname vandaan komt. Zo hoeven we dus niet tot het eind van de onderneming te wachten om te weten of er geld is verdiend.

John Greijmans

 

 

september 19th, 2012 · by John · Weblog NL

In NRC Handelsblad van de afgelopen week staat een interessant artikel met als titel <Knoet van boekhouder komt hard aan>. Wat is er aan de hand? Er wordt een nieuwe boekhoudregel voor de administratie van pensioenen doorgevoerd. Als gevolg daarvan gaan de AEX-fondsen een verlies van € 18 miljard lijden. Philips gaat “ mede door „tegenwind” bij de pensioenen” meer dan tweeduizend extra banen schrappen. En dit is geen geïsoleerd geval.

Besparen op kosten is altijd een goede zaak. Als je verlies maakt omdat klanten minder afnemen, moet je je kostenniveau daarop aanpassen. Maar ook als je in een winstgevende positie zit, moet je op de kosten letten. Het geld dat je bespaart kun je gebruiken om je activiteiten uit te breiden en daardoor wellicht zelfs meer mensen aan het werk te zetten dan je hebt bespaard. Kosten besparen alleen omdat de boekhoudrichtlijnen veranderen is echter onzin.

Bedrijven hebben werknemers een pensioen beloofd, zij hebben dus een schuld op zich genomen die in de toekomst via pensioenuitkeringen wordt afbetaald. Nu is € 1,- over 20 jaar niet evenveel waard als als € 1,- nu. Anders gezegd als ik nu € 1,- op de bank zet, krijg ik met een rente van 4% over 20 jaar € 2,19. Om over 20 jaar een schuld van € 2,19 te betalen hoef ik dus nu maar € 1,- opzij te zetten. Echter de 4% rente is aan de hoge kant. De nieuwe boekhoudregel zegt dat je een realistische rente moet gebruiken en die is tegenwoordig zo’n 2%. Om over 20 jaar € 2,19 te hebben, moet je nu € 1,10 opzij zetten. Dat is dus een kostenstijging van 10%. Dit is boekhoudkundig , de werkelijke betaling verandert niet, die is en blijft € 2,19.

In tegenstelling tot de indruk die wordt gewekt door de veelvuldige discussies over te hoge of te lage winsten, gaat het in een onderneming niet om winst maken, maar uiteindelijk om het genereren van contant geld. Winst kun je lekker vinden, maar alleen van geld kun je eten! De centrale vraag bij kostenbesparingen is daarom: helpen deze besparingen om meer geld te genereren. Is het antwoord nee, dan moet je geen kosten besparen! Het levert immers geen geld op.

Moet Philips nu doorgaan met het schrappen van de 2,200 banen. Ja, want er is blijkbaar een mogelijkheid om efficiënter te werken. Maar geef hiervan niet de boekhouder de schuld, maar jezelf. Onafhankelijk van de boekhoudregel had je die besparingen als goed manager (al eerder?) moeten doorvoeren.

Zijn de boekhoudregels dus onzin? Ik heb hier geen ruimte deze vraag te beantwoorden, maar de aanpassing van de waardering van toekomstige pensioenuitgaven past in een trend om bezittingen en schulden te waarderen op basis van de marktwaarde, en niet op soms arbitraire vuistregels. Dit kan lijden tot boekhoudkundige verliezen maar, als de rente omhoog gaat ook tot winsten. Deze fluctuaties zijn vervelend, maar hebben geen impact op de onderliggende geldstromen, en daar gaat het de aandeelhouder om. Het is dus zaak te investeren in investor relations en de financiële markten uitleggen wat er echt aan de hand is. En ja je zult ook met de billen bloot moeten en vertellen waarom je die “noodzakelijke” kostenbesparing niet eerder hebt doorgevoerd.

 John Greijmans