Posts Tagged ‘Productiviteit’

april 8th, 2018 · by John · Weblog NL

Meer en meer omvat moderne informatietechnologie ons leven. Neem e-mail. Vanaf het moment dat je wakker wordt, lijkt het wel of je inbox je toeroept om te kijken welke nieuwe berichten nu weer binnen zijn gekomen. En jij, net als de meeste anderen ons, geeft toe en opent het eerste e-mail, en daarna volgen nog vele anderen. Ons brein haat onzekerheid. Daarom willen we graag weten wat er is gebeurd en zijn we bang iets te missen. Maar na 30 of 40 e-mails te hebben verwerkt raakt je geest uitgeput en hou je nauwelijks tijd over om andere, meer zinvolle dingen te doen.

Ons vermogen om beslissingen te nemen is ontstaan in een tijd waarin mensen veel minder over veel minder complexe zaken moesten nadenken. Dat vermogen is niet in gelijke mate mee-geëvolueerd met de ontwikkelingen op het gebied van informatietechnologie en sociale media. We kunnen dus niet alles bijhouden en we zouden het daarom ook niet moeten proberen. Maar hoe managen we de continue stroom van e-mailberichten dan? 

Krijg je e-mail onder controle

Ga op een geheel andere manier met e-mail om. Begin bijvoorbeeld je dag niet meer met e-mail, en stel je e-mail-app zo in dat er niet automatisch e-mail wordt gedownload. Schakel in ieder geval de “you’ve got mail”-melding uit. Bepaal zelf het tijdstip waarop je je e-mails gaat verwerken. Dat is bij voorkeur later op de dag als je al hersenkracht voor andere belangrijkere zaken hebt gebruikt. 

Zorg dat je collega’s en vrienden weten hoe jij je e-mail wilt gebruiken. E-mails moeten kort en bondig zijn en alleen worden gebruikt als een persoonlijk of telefonisch gesprek geen optie is. Hoe eenvoudiger communicatie is, hoe waarschijnlijker het is dat de berichten het gewenste effect hebben op de geadresseerden. 

Het kan zijn dat je tegen het equivalent van een faillissement aanloopt: je bent volledig ondergesneeuwd door e-mail en hebt geen tijd om alles op te ruimen. Harde maatregelen zijn dan noodzakelijk: veeg je inbox schoon, gooi alles weg en begin met een schone lei. Het is drastisch, maar het werkt. Natuurlijk gooi je dan ook belangrijke documenten weg, maar er zijn genoeg vriendelijke mensen die je een reminder sturen als je niet reageert, dus dat komt wel goed. 

Geef je prioriteiten prioriteit

Begin met het stellen van duidelijke doelen. We hebben allemaal de neiging dat te doen – we willen immers allemaal iets bereiken –, maar we vergeten die doelen ook weer snel. Door doelstellingen op te schrijven verhoog je de kans dat ze worden bereikt. Prioritering is een van de meest energieverslindende processen in de hersenen. Dat betekent dat het beste kunt doen als je geest fris en uitgerust is. Reserveer daarom tijd om je gedachten te ordenen.  

De Eisenhower-matrix is een veelgebruikt model binnen timemanagement. De matrix bestaat uit vier kwadranten: belangrijk / urgent, belangrijk / niet urgent, niet belangrijk / urgent en niet belangrijk / niet urgent. Door te bepalen binnen welk kwadrant een e-mail of taak valt wordt tegelijkertijd de prioriteit gesteld, en kun je beslissen taken over te dragen of te delegeren dan wel het onmiddellijk te doen of in een planning op te nemen.  

E-mail, en overigens ook alle vergelijkbare berichtenverspreiders als whatsapp, is een groot en belangrijk goed. Maar zorg dat het je niet overvleugelt. Jij bent immers de baas en je bepaalt je eigen doelstellingen, en het ligt niet voor de hand om “e-mail lezen” als belangrijkste doel in je leven te benoemen. 

John Greijmans

juni 5th, 2015 · by John · Weblog NL

Het Amerikaanse technologiebedrijf Google heeft haar personeelsbeleid goed op orde. Het krijgt prijzen voor de beste werkgever en is favoriet onder net afgestudeerde werkzoekenden. Werknemers krijgen gratis maaltijden krijgen, en er staan glijbanen, klimmuren en pingpongtafels op kantoor. Laszlo Bock, verantwoordelijk voor het personeelsbeleid van Google schreef een boek (“Work Rules”, in het Nederlands vertaald als “De toekomst van het werk”) over het personeelsbeleid binnen Google. Wat kunnen we van hem leren?

1. Geef vertrouwen en autonomie

Mensen zijn in de basis goed, niet slecht, en daar moet je volgens Bock naar handelen: je moet ze vertrouwen. Binnen Google hebben medewerkers daarom toegang tot alle gespreksverslagen van de raad van bestuur, en kunnen ze bij alle programmeercodes, inclusief het beroemde zoekalgoritme.

Het maakt niet veel uit in welk managementsysteem je werkt. Het ene werkt bij de een, het ander werkt bij de ander, maar geen enkel werkt altijd. Het enige dat altijd werkt om productiviteit te verhogen is autonomie geven. Je moet medewerkers daarom heel vaak vragen: wat vind jíj dat we moeten doen? Dat kan niet altijd in dezelfde mate, en je hoeft het niet direct in de hele organisatie in te voeren. Maar het werkt!

2. Stel grootse doelen

Om de neuzen dezelfde kant op te krijgen, stelt Google grootse doelen. Haar missie is: alle informatie van de wereld organiseren en doorzoekbaar maken. Die doelen zijn geschift, maar zelfs al komen ze maar halverwege, dan zou dat gaaf zijn. Het gaat nooit lukken om alle informatie van de wereld te organiseren, maar het helpt om één duidelijke kant op te gaan.

Van die richting afwijken gebeurt bij voorkeur in de speciaal daarvoor aangewezen tijd. Bij Google mogen medewerkers in technische functies één dag per week besteden aan projecten die niet per se met hun dagelijkse werk te maken hebben. Dat motiveert enorm, daar krijgen mensen energie van.

3. Beloon medewerkers oneerlijk

Bij de meeste bedrijven is het salaris van medewerkers in dezelfde functie grofweg hetzelfde, ook al verschillen de prestaties onderling. Verschillen moet je echter belonen. Dat kan oneerlijk aanvoelen, maar je beste mensen genereren véél meer waarde dan waar ze nu erkenning voor krijgen. Als je dat niet rechtzet, zullen ze weggaan.

Je moet het meetbaar en bespreekbaar maken. De meeste collega’s zullen dat begrijpen. Mensen komen immers niet naar hun werk om slecht werk te leveren, ze zullen willen weten hoe ze zichzelf kunnen verbeteren. Uitzonderingen zullen er altijd zijn, maar juist incompetente mensen overschatten zichzelf en zien hun tekortkomingen niet in. Google is beter af zónder die mensen.

4. Selecteer objectief de beste mensen

Google heeft een streng selectiebeleid: werknemers mogen alleen kandidaten aannemen die op minimaal één belangrijk punt beter zijn dan zijzelf.

Daarnaast heeft het bedrijf een procedure om te voorkomen dat medewerkers vooral mensen aannemen die op henzelf lijken. Een apart comité neemt daarom de beslissing om iemand aan te nemen, op basis van gespreksverslagen. Dat comité ziet de kandidaat zelf niet. Maar ook in die comités hebben mensen zo hun vooroordelen. Om die denkfouten verder bij te sturen is een trainingsprogramma opgesteld om werknemers bewust te maken van onbewuste vooroordelen.

John Greijmans

Deze weblog is een sterk bekorte samenvatting van een artikel verschenen in het NRC Handelsblad van zaterdag 23 mei op pagina 16 & 17

november 18th, 2013 · by John · Weblog NL

De Cloud, een veel gebruikte term, waar veel mensen van gehoord hebben, maar waarvan maar heel wat minder personen kunnen zeggen wat het is. Daarom in deze weblog een poging om drie vragen te beantwoorden: Wat is de Cloud? Wat zijn de voordelen van de Cloud?. Hoe kan ik met de Cloud beginnen?

Wat is de Cloud?
De geschiedenis van de Cloud gaat terug tot de jaren vijftig van de vorige eeuw. In die tijd was een computer zo groot als een ruime kamer. Deze mainframes waren zo duur, dat het onmogelijk was iedere gebruiker een aparte computer te geven. Om daarvoor een oplossing te bieden werd time sharing geïntroduceerd. Met Time sharing konden verschillende gebruikers van dezelfde computer en van dezelfde opgeslagen gegevens gebruik maken. Wat toen time sharing werd genoemd, heet nu cloud computing.

De Cloud bestaat niet, in de zin dat het niet iets is wat je kunt zien of vastgrijpen. De Cloud is een netwerk van met elkaar verbonden computerservers. Elke server binnen dat netwerk heeft een bepaalde functie. Er zijn servers die moeten rekenen, andere servers worden gebruikt om bijvoorbeeld software te downloaden en daarnaast is opslaan van gegevens (bijvoorbeeld de foto’s op Facebook) een belangrijke taak.

Wat zijn de voordelen van de Cloud?
Bedrijven stappen vaak om financiële reden over naar de Cloud. Bij het investeren in conventionele computerapparatuur gaat het om aanzienlijk bedragen. Een probleem daarbij is dat het vaak moeilijk te bepalen is hoeveel je exact nodig hebt. Voor je het weet heb je te veel capaciteit aangeschaft. Bij de Cloud betaal je alleen wat je gebruikt. Dure overcapaciteit bestaat dus niet meer.

Maar er zijn ook operationele voordelen. In het verleden kon je met de software van je bedrijf alleen op die computers werken waar die software op geïnstalleerd was. De Cloud maakt het mogelijk om over al en te allen tijde toegang te krijgen.

Hoe kan ik met de Cloud beginnen?
In zeven stappen kun je volledig Cloud-proof worden:

1. Deel bestanden met collega’s via Dropbox. Google Docs of Evernote in plaats van ze rond te mailen ter revisie.
2. Geen overvolle vergaderruimtes en geen files. Doe meer in minder tijd door te vergaderen via Lync of Google Hangout.
3. Zet een back-up van al je belangrijke bedrijfsgegevens in de Cloud, met bijvoorbeeld Clouddrive of KPN Back-up online.
4. Werk online samen aan projecten met producten als Asana, Evernote Business of Basecamp.
5. Zet functies als mail en agenda in de Cloud. Kijk hiervoor naar producten als Exchange online of Google Agenda.
6. Ga je boeking online doen met ReelEezie of houd je klanten bij met PerfectOffice.
7. Doe je hardware de deur uit en werk volledig online, bijvoorbeeld met MKB Werkplek Online.

John Greijmans

augustus 12th, 2013 · by John · Weblog NL

Zowel in de Harvard Business Review (HBR), als in het NRC van de afgelopen week stond een artikel over een belangrijke kostenpost in bedrijven: het management. Deze laag van bazen en bovenbazen besteedt een groot deel van haar tijd aan het toezien of en hoe ‘hun” medewerkers werken. Medewerkers die vaak uitermate kundig zijn en heel goed zelf weten wat ze moeten doen. Is het management inderdaad een te grote belasting voor een organisatie? En, is een onderneming daarom niet beter af zonder management?

HBR: een antwoord vanuit de theorie
Management heeft de neiging exponentieel te groeien. Een kleine organisatie heeft bijvoorbeeld 1 manager en 10 medewerkers. Een organisatie van 100.000 personen heeft dan geen 10.000 maar 11.111 managers nodig. Want al die managers moeten ook weer gemanaged worden. Management is niet gemakkelijk. Het is een heel moeilijk vak. Daarom heeft elke manager ook nog eens ondersteuning nodig. Niet alleen een secretaresse, maar ook een controller en een HR-medewerker. En als het dan echt moeilijk wordt? Dan zijn er nog altijd externe consultants.

Managers managen naast medewerkers ook andere managers. Op één niveau wordt dat echter niet gedaan: aan de top. We kennen allemaal de voorbeelden van mensen die in de hiërarchie opgeklommen zijn tot CEO. Eenmaal boven aangekomen denken ze alles te kunnen, maar staan ze letterlijk en figuurlijk het verst van de werkvloer af. Ze willen en dulden geen tegenspraak en nemen daarom vaak de verkeerde beslissingen. De kosten daarvan drukken op de onderneming.

Op de lagere niveaus worden managers dus wel gecontroleerd. Dit leidt dan echter weer tot lange goedkeuringstrajecten, waarin goede ideeën vaak in de verkeerde richting worden bijgestuurd. Managers weten het immers beter dan de professionals op de werkvloer.

NRC: een antwoord vanuit de praktijk
Het Nederlandse bedrijf Lable maakt software voor de zorgsector. Het is een onderneming zonder managers en zonder vaste functies. Net als bij financieel dienstverlener Finext en het Parktheater. Medewerkers kunnen zelf invulling geven aan hun rol binnen de organisatie. Een tweetal voorbeelden van hoe dat in de praktijk werkt.

  • Lable heeft nog nooit een vacature hoeven plaatsen; alles verliep via spontane sollicitaties of via kennissen van een naburige Hogeschool.
  • Over investeringen en andere plannen wordt besloten in een voltallige vergadering. Van de aankoop van een koffiemachine tot de projectstrategie: alles staat open voor discussie. Een idee wordt pas aangenomen wanneer er geen sterke tegenargumenten meer zijn. “Het kan lang duren, maar op deze manier kan iedereen zich in hetzelfde idee vinden”, zegt een medewerker.

Theorie en praktijk gecombineerd
De HBR komt met voorbeelden van bekende situaties waaruit blijkt dat een organisatie vaak te veel management en managementondersteuners heeft. Daarnaast (managers zijn ook maar mensen) nemen ze foute beslissingen, die tot hoge extra kosten kunnen leiden. Het NRC is positief over het reilen en zeilen van het ‘arbeiderszelfbestuur’ bij Lable, maar voorziet problemen als het bedrijf groter gaat worden.

Een eenduidig antwoord is niet te geven, maar managers zouden zich wel vaker moeten afvragen of ze nog waarde toevoegen aan de organisatie. De theorie wijst immers uit dat managers vaak overbodig zijn, en de praktijk laat zien dat het ook zonder hen kan.

John Greijmans

augustus 6th, 2013 · by John · Weblog NL

Effectiviteit: vroeger en nu
Marketeers waren vroeger uitermate goed in het bedenken, realiseren en uitvoeren van publiciteitscampagnes. Ook financieel waren zij goed onderlegd: ze wisten precies welk budget ze nodig hadden om een campagne tot een succes te maken. Als ik hen echter vroeg wat dat succes was, wat met andere woorden het project zou opleveren, kwamen zij vaak met niet of nauwelijks meetbare doelstellingen. Van mij werd dan verwacht dat ik op basis daarvan een niet onaanzienlijk bedrag aan marketingkosten moest vrijgeven.

Enkele weken geleden kwam ik één van mijn oude collega’s tegen. Internet en e-mail hadden alles veranderd volgens hem. Hij kon nu het effect van e-mail en on-line campagnes meten met behulp van open- en click-kengetallen. Maar zijn huidige controller was nog steeds niet tevreden. Hoe kon dat nu?

Effectiviteit zoals het moet
Het resultaat van een campagne gemeten in termen van het aantal mensen dat een website bezoekt, is uiteindelijk niet waar het om gaat. Het gaat om omzet en winst. E-mail marketingstatistieken zijn belangrijk, maar vertellen niet het volledige verhaal. Veel bezoekers is mooi, maar als ze niet bestellen hebben we er niets aan.

Voor marketing zijn de doelen vaak: acquisitie (meer klanten), retentie (klanten behouden) en/of groei (klanten kopen meer). Voor een e-mailcampagne van een bedrijf dat opleidingen levert, worden dan de volgende stappen doorlopen:

  1. Bepaal het doel, bijvoorbeeld acquisitie.
  2. Vertaal dit doel in een concrete en meetbare doelstelling: meer dan tweehonderd nieuwe cursisten die elk € 2.000 besteden. Dat is dus € 400.000 omzet.
  3. Voer de e-mailcampagne uit: stuur een e-mail naar tienduizend potentiële cursisten.
  4. Meet het effect van de mailing: vijfduizend mensen hebben de website bezocht en zijn gemiddeld één minuut gebleven, 95% heeft alleen de homepage bezocht en honderd cursisten hebben zich daadwerkelijk ingeschreven.

Slechts honderd mensen hebben zich ingeschreven. Is de campagne dan mislukt?

Campagne mislukt, maar geen weggegooid geld
Het doel is inderdaad niet gehaald, maar de campagne heeft waardevolle informatie opgeleverd om te bepalen wat de reden daarvoor is.

  • 50% van degenen die een e-mail hebben ontvangen hebben de website bezocht. Dat is een hoge score. De kwaliteit van het mailbestand en de inhoud van de e-mail waren blijkbaar goed.
  • Gemiddeld zijn de mensen maar één minuut gebleven en 95% kwam niet verder dan de homepage. De kwaliteit van de website is blijkbaar niet zodanig, dat mensen worden uitgenodigd om op de site te blijven.
  • 40% van de mensen die naar de cursussen hebben gekeken, hebben zich ook ingeschreven. Wederom een goede score. Blijkbaar is er inderdaad iets mis met de homepage. Dat moet nader worden onderzocht.

De doelstelling is niet gehaald, maar de analyse van de resultaten heeft belangrijke punten opgeleverd waar verbetering mogelijk is. Toekomstige campagnes kunnen daarom veel effectiever zijn. Een mislukte campagne, maar geen weggegooid geld.

Het was vroeger zo, en zal altijd zo blijven: Stel jezelf een doel en maak een plan om dat te realiseren. Voer het plan uit en bepaal of je de doelstelling hebt gehaald. Heb je de doelstelling niet gehaald, welke verbeterpunten zijn er dan. Heb je de doelstelling wel gehaald, wat waren dan de succesfactoren en hoe kun het de volgende keer nog beter doen. Zo brengt ook marketing zijn geld op.

John Greijmans

april 22nd, 2013 · by John · Weblog NL

Afgelopen zaterdag 20 april, stond er een artikel in het NRC van Niels Feitsma, met als onderwerp: de nadelen van flexwerk, ook voor een bedrijf. Ik zie echter vooral voordelen, zowel voor de onderneming als de werknemer.

Flexwerk bederft bedrijven

Het grote nadeel aan flexwerk, schrijft Feitsma, is dat mensen telkens opnieuw moeten worden ingewerkt, omdat ervaren, productieve krachten na verloop van tijd weer moeten vertrekken. En dit is een verlies voor het bedrijf.

Wat betekent flexibilisering in de praktijk? Een uitzendkracht kan zo maar, van het ene op het andere moment, op straat gezet worden. In ondernemingen met veel flexwerkers worden voortdurend mensen geworven, voortdurend mensen ingewerkt en voortdurend mensen ontslagen. Slechts zelden wordt de vraag gesteld of al die flexibilisering wel goed is voor deze bedrijven.

Volgens Feitsma heeft de inzet van flexwerkers grote, onopgemerkte nadelen voor het bedrijfsresultaat. Flexibilisering is naar zijn mening een modeverschijnsel. Het is een doel op zich geworden waarvan de voordelen sterk worden overschat. Goed teamwork kan namelijk alleen wanneer mensen lang met elkaar samenwerken. Telkens nieuwe mensen gaat ten koste van het tempo van de hele afdeling. Het duurt namelijk een hele tijd voordat nieuwe medewerkers hun productiviteitsdoelstellingen halen, en tot die tijd zijn zij niet rendabel.

Flexwerk verbetert bedrijven

Er zijn veel branches die moeten omgaan met een sterk seizoenpatroon in de afzet van producten en diensten. Voorbeelden zijn strandtenten op Scheveningen of wijnhandelaren, die in de weken voor de jaarwisseling grote hoeveelheden wijn in kistjes moeten inpakken. Dit soort bedrijven kampt dus bijna altijd met een kloof tussen de vraag uit de markt (kistjes wijn) en het aanbod aan arbeid (wijninpakkers). Er zijn twee extremen in de oplossingen voor deze mis-match.

Aan de ene kant kun je de hoeveelheid mensen aanpassen aan het werk in het piekseizoen. Alle mensen zijn dan het gehele jaar in vaste dienst en hoeven dus maar één keer te worden ingewerkt. Probleem opgelost? Nee! Mensen in vaste dienst moeten worden betaald, ook als er geen werk is. Dat betekent dat de prijzen in de piekmaanden zo hoog moeten worden gemaakt dat ze de kosten voor het hele jaar dekken. Ik ben bang dat een bedrijf dat zo iets doet zich snel uit de markt prijst. Verder lijkt het ook voor de werknemers niet motiverend om elf maanden per jaar niets te doen om dan één maand te kunnen werken.

De tweede oplossing lijkt een beetje op de situatie die Feitsma schetst. Geen vaste mensen in dienst, en als het hoogseizoen start mensen voor een beperkte tijd inhuren. Een perfecte match tussen vraag en aanbod, maar er zitten inderdaad grote nadelen aan. De uitzendkrachten moeten inderdaad worden ingewerkt en wie zou dat kunnen doen?

Tussen deze extremen moet de guldenmiddenweg worden gevonden. Deze zal er voor elk bedrijf anders uitzien, maar komt in grote lijnen op het volgende neer. Om het seizoenpatroon te managen wordt volstaan met een kernteam van vaste medewerkers. Deze mensen handelen tijdens het laagseizoen de eventuele vraag af (kistjes wijn worden het hele jaar door gevraagd) en kunnen tijdens het hoogseizoen de tijdelijk ingehuurde medewerkers trainen.

Deze oplossing is niet nieuw, maar werkt wel. Daarnaast kun je altijd nog naar out-of-the-box oplossingen zoeken. Zo is er een strandtent die mensen in de zomer inhuurt in continentaal Nederland (Scheveningen) en in de winter werk biedt in Caribisch Nederland (Bonaire). Ik denk dat daar wel vrijwilligers voor te vinden zijn.

John Greijmans

 

april 5th, 2013 · by John · Weblog NL

De afgelopen maanden zijn we geconfronteerd met de gevolgen van het alsmaar groter worden en standaardiseren van dienstverlenende instellingen. Een mega-school als Amarantis is failliet gegaan en ziekenhuizen hebben een nieuw virus uitgevonden: fuseren. Vraag is of dat virus goed- of kwaadaardig is. Minister Edith Schippers nam op dat laatste alvast een voorschot door te zeggen dat ze een failliet ziekenhuis niet zou redden. Zij lijkt er dus niet in te geloven.

Sinds minimaal 1776 weten we dat standaardisatie en concentratie grote voordelen bieden voor productiebedrijven. In dat jaar schreef Adam Smith namelijk zijn meesterwerk “Wealth of Nations”. Smith gebruikte het voorbeeld van een naaldenfabriek om aan te tonen dat door standaardisatie en arbeidsverdeling een productiviteitsstijging tot wel 24.000% (inderdaad vierentwintigduizend) mogelijk was. Voor de tweede wereldoorlog liet Ford in Amerika en na 1945 Toyota in Japan zien dat standaardisatie een geweldige business case oplevert.

In een productieomgeving lijken standaardisatie en concentratie dus voordelen te bieden. De vraag is echter of dat ook geldt voor de dienstverlenende sector? Laat ik, alvorens deze vraag te beantwoorden eerst laten zien dat er grote verschillen zijn tussen industriële en dienstverlenende bedrijven.

  • Producten in de dienstverlening kunnen niet op voorraad worden gemaakt. Ze moeten onmiddellijk worden geconsumeerd, daar waar ze geproduceerd worden.
  • Het product dienstverlening wordt op hetzelfde moment geleverd als dat het gemaakt wordt en is per definitie persoonlijk: producent en consument komen elkaar op dat moment tegen

Dienstverlening is dus altijd iets persoonlijks. De naald van Smith kon gemakkelijk worden gestandaardiseerd. Maar de consument van dienstverlening vindt dat deze voor haar op maat moet worden gemaakt. De activiteiten van call centers zijn gestandaardiseerd door middel van scripts. De heer achter de telefoon beantwoordt al uw vragen. Er is maar één voorwaarde: de antwoorden moeten wel in dat script staan. We weten allemaal hoe frustrerend dat is, want natuurlijk hebben we allemaal net die ene vraag die niet in het script staat.

Laatst werkte ik vrijwillig mee aan een telefonische enquête. Netjes werkte de dame ook hier het script af. Bent u alleenstaand? Nee. Uit hoeveel personen bestaat uw huishouden? Twee. Wie van u beiden is het gezinshoofd? Tsja! Dat was lastig. Ik ben een geëmancipeerde man en wilde dus het, ook nog politiek correcte antwoord geven: géén of allebei. Helaas pastten beide antwoorden niet in het script. Enquete mislukt en afgelopen.

Ik denk dat het geen van ons moeite zal kosten om soortgelijke voorbeelden in de zorg of in het onderwijs te noemen. De massaproductie die in de goederensector zoveel voordelen heeft gebracht lijkt in de dienstensector niet te werken. Dienstverlening is persoonlijk en dat niet te standaardiseren.

Maar ook in de industriële sector, wordt consumptie steeds meer als iets persoonlijks gezien. Massaconsumptie is uit, de consument wil, in ieder geval het idee hebben dat een product persoonlijk voor hem wordt gemaakt. Is alle concentratie en standaardisatie daarmee van de baan? Ik denk dat dat iets te kort door de bocht is, maar de trend naar persoonlijk dienstverlening en productie biedt in ieder geval grote kansen voor kleine bedrijven.

John Greijmans

oktober 12th, 2012 · by John · Weblog NL

Dit keer geen hoogdravende concepten in mijn weblog. Ik wil iets vertellen over de nadelen van e-mail. Velen lijden namelijk onder een overload aan mails. Niet lezen is geen optie: je kunt je net zo goed volledig van de wereld afsluiten. Dus dan toch maar verder lijden en alles lezen?

Een overload aan Mail hindert onze Creativiteit

We haten onzekerheid. Daarom is het eerste wat we ’s-ochtends doen, en sinds de smart-phone het eerste wanneer we wakker zijn, mail checken. We zouden eens wat kunnen missen! Maar juist de ochtenduren zijn waardevol. We zijn nog fris en moeten die tijd juist besteden aan waar we goed in zijn: “onze creativiteit benutten om ons werk nog beter te doen”. Na zo’n veertig e-mails te hebben behandeld, zijn we niet meer zo creatief en nadert ons probleemoplossend vermogen het nulpunt.

Creativiteit is belangrijk en e-mails behandelen is destructief voor onze vindingrijkheid. Maar zonder e-mails sluiten we ons af van de wereld. Wellicht is dat voor sommigen een optie, maar ik ben een sociaal wezen en wil deel uit blijven maken van mijn sociale omgeving. Hoe dit dilemma op te lossen? 

Organiseer daarom je Mail

Er is geen wettelijke of morele verplichting om mails onmiddellijk te behandelen. Het is ook nergens voor nodig. Ik organiseer mijn e-mails daarom in drie categorieën:

  • Periodieke e-mails, vaak in de vorm van E-zines, bevatten interessante informatie die mijn creativiteit kan stimuleren. Deze mails laat ik binnenkomen in een aparte folder. Eens per dag kijk ik deze folder door. Heb ik een dag geen tijd, dan stel ik het bekijken een dag uit. Is de informatie interessant dan plan ik het lezen in. In alle andere gevallen weet ik waar de deletetoets is.
  • CC-mails zijn niet bedoeld voor enige actie van mijn kant. Ik hoef ze dus niet vandaag al te bekijken, morgen kan ook, en anders overmorgen. Lezen doe ik ”ter informatie”; er wordt immers geen actie van mij verwacht.
  • E-mails kunnen urgent en van belang zijn! Twee of drie keer per dag scan ik mijn inbox en gooi weg wat niet belangrijk is. Kan ik de mail in twee minuten afhandelen, dan doe ik dat meteen. Duurt het langer, dan plan ik er tijd voor in. Dat kan morgen of volgende week zijn, afhankelijk van de prioriteit.

Ik weet dus altijd wat ik moet doen. Ik heb folders voor e-mails die ik kan bekijken wanneer het me uitkomt. Emails die ik moet afhandelen zijn ingepland en staan op mijn to-do-lijst. Het mooiste van allemaal: mijn inbox is leeg en ik heb alle tijd om creatief bezig te zijn met wat voor mij prioriteit heeft.

John Greijmans